Limpar facilmente mails devolvidos de lista de ...

Limpar facilmente mails devolvidos de lista de mailing de Newsletters

Limpar facilmente mails devolvidos de lista de mailing de Newsletters

Este tutorial explica como limpar facilmente os endereços de e-mail devolvidos e inválidos da mailing-list da sua newsletter.

 

Quem envia newsletters, conhece muito bem estas mensagens com o assunto "Delivery Failure", "Mail delivery failed: returning message to sender", entre outras variações.

 

Limpar facilmente mails devolvidos de lista de mailing de Newsletters

 

A nossa caixa de entrada apresenta após o envio de uma newsletter às vezes centenas de mensagen devolvidas de endereços de e-mail, que pretendemos de remover da lista de contactos.

Como extrair facilmente os endereços inválidos sem abrir as mensagem?

A solução passa por:

  1. Exportar as mensagens do Outlook (ou da aplicação de e-mail que usa) para um ficheiro CSV (texto)
  2. Extrair deste ficheiro os endereços de e-mail com uma aplicação própria (por exemplo Easy Email Extractor)
  3. Abrir a lista de contactos no Email no Excel e adaptar as colunas para o formato do sistema da newsetter
  4. Atribuir o estado "Cancelado" a cada linha
  5. Importar a lista de contactos no sistema de e-mail.

 

Conselhos Gerais

Antes de aplicar o passos, deixamos-lhe algumas boas práticas:

  1. Verifique previamente a validade dos e-mail antes de um mailing, através de aplicações com https://www.atompark.com/bulk-email-verifier/
  2. Use um endereço específico de remetente para a sua newsletter, por exemplo newsletter@empresa.pt
  3. Instale esta conta no seu programa de e-Mail através do protocolo IMAP
  4. Antes de exportar as mensagens, verifique se existem mensagens de "autoresposta"
    Estas não pretende incluir na exportação dos endereços inválidos, portanto, devem ser eliminadas ou guardadas noutra pasta

 

1. Exportar a Caixa de Entrada para um Ficheiro CSV

Explicamos aqui no caso do Microsoft Outlook, como exportar as mensagens para um ficheiro CSV.

1.1 Acede-se ao menu "Ficheiros"

Exportar no Outlook mensagens para formato CSV

 

1.2 Escolha "Abrir e Exportar

Importar dados no Outlook

 

1.3 Clique em "Importar/Exportar"

01-Outlook-Mails-Devolvidos-02-Ficheiro-03-Exportar

 

1.4 Clique em "Exportar para um ficheiro"

01-Outlook-Mails-Devolvidos-02-Ficheiro-04-Exportar

 

1.5 Seleccione "Valores Separados por Vírgulas"

01-Outlook-Mails-Devolvidos-02-Ficheiro-05-Exportar

 

1.6 Escolha a pasta pretendida

01-Outlook-Mails-Devolvidos-02-Ficheiro-06-Exportar

 

1.7 Define o caminho e nome de ficheiro para exportar

01-Outlook-Mails-Devolvidos-02-Ficheiro-07-Exportar

 

1.8 Confirme e clique em "Concluir"

01-Outlook-Mails-Devolvidos-02-Ficheiro-08-Exportar

 

1.9 Outlook inicia exportação das mensagens para o seu ficheiro CSV

01-Outlook-Mails-Devolvidos-02-Ficheiro-09-Exportar
 

2. Abrir Ficheiro numa Aplicação como o Easy E-Mail Extractor

Se não tiver nenhum programa que extrai os endereços de e-mail de um ficheiro, poderá usar o Easy E-Mail Extractor.
http://www.novirusthanks.org/products/easy-email-extractor/

 

2.1 Seleccione o ficheiro que exportou do Outlook.

02-Easy-Email-Extractor-01-Carregar-Ficheiro

 

2.2 Clique nos resbotões os comandos para seleccionar todos os endereços e depois para exportar a lista

02-Easy-Email-Extractor-02-Carregar-Ficheiro

 

2.2 Guarde o ficheiro exportado

02-Easy-Email-Extractor-03-Export-Ficheiro

 

3. Abrir e Adaptar Ficheiro no Excel

3.1 Abra o ficheiro exportado a partir do Explorador de Ficheiros com um duplo clique

03-Excel-01-Abrir-CSV

 

3.2 O ficheiro apresenta os contactos numa única coluna

03-Excel-02-CSV-Aberto

 

3.3 Para importar os contactos, por exemplo no epages, adapte as colunas conforme formato da sua aplicação de Newsletter. Neste exemplo mostramos o formato para epages.

03-Excel-03-Adaptar-Excel-Epages

Depois importe o Excel para actualizar a lista dos destinatários. O próximo mailing já estará isento das mensagens "Delivery Failure".